為了加強(qiáng)基金會(huì)檔案管理，有效的收集、保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《濟(jì)南市檔案管理若干規(guī)定》、《基金會(huì)管理?xiàng)l例》及有關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本制度。
一、檔案員職責(zé)
（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》，忠于職守，遵守紀(jì)律，按照上級(jí)檔案工作的方針、政策、制定本單位的檔案工作計(jì)劃，完善檔案管理制度、辦法和借用檔案手續(xù)，遵守檔案保密制度，禁止無關(guān)人員出入檔案室。
（二）負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)部門下發(fā)的文件及本會(huì)形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)工作。所歸檔的檔案材料力求做到收集齊全、完整。
（三）每年負(fù)責(zé)對(duì)本單位的檔案工作情況逐項(xiàng)進(jìn)行自查，對(duì)不合格項(xiàng)及時(shí)整改。
（四）工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、歸檔范圍
（一）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
（二）與本基金會(huì)有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、批復(fù)等文件材料。
（三）基金會(huì)對(duì)外發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文件。
（四）基金會(huì)的各種工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、年審及評(píng)估材料。
（五）基金會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
（六）基金會(huì)工作人員任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
（七）基金會(huì)的歷史沿革、大事記及反映基金會(huì)重要活動(dòng)、項(xiàng)目的方案、照片、錄音、錄像、救助明細(xì)等資料。
三、檔案建立
（一）基金會(huì)各類收發(fā)文件及需存檔資料，由基金會(huì)綜合部檔案員備案登記，隨時(shí)收發(fā)，隨時(shí)登記。
（二）年度結(jié)束后，所有檔案資料應(yīng)于次年三月底前全部分類歸檔入庫。
（三）項(xiàng)目檔案應(yīng)在此項(xiàng)工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理完成，并由項(xiàng)目部主任審閱后，項(xiàng)目部保管。項(xiàng)目文件應(yīng)做到完整、成套、系統(tǒng)；內(nèi)容真實(shí)、資料齊全；字跡清楚，圖樣清晰；圖表整潔、簽字手續(xù)完備。所有工作人員都負(fù)有項(xiàng)目資料和設(shè)計(jì)中項(xiàng)目方案的保密義務(wù)。
四、檔案保管
（一）檔案人員要以維護(hù)檔案的完整為已任，采取得力措施，做到排列有序，查找方便，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確，最大限度的延長(zhǎng)檔案壽命。
（二）檔案室按照分類方案，科學(xué)規(guī)范的排列檔案，檔案資料按照檔號(hào)順序，整齊存放排列。
（三）檔案室應(yīng)有防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防蟲鼠等安全措施，保持整潔，通風(fēng)良好。
（四）檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，非管理人員不得隨便進(jìn)入，確保安全。
（五）定期檢查檔案保管情況，清除隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
五、檔案借閱
（一）調(diào)閱存管檔案資料和正在撰寫中的文件，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。非基金會(huì)工作人員調(diào)閱時(shí)，需持有正式文件或證明材料，經(jīng)理事長(zhǎng)或秘書長(zhǎng)簽字同意后方可查閱。調(diào)閱檔案及文件嚴(yán)禁帶出檔案室。
（二）外單位查閱本單位檔案，必須持單位介紹信，重大問題須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，但一律不許借出使用。
（三）檔案不得攜帶外出，凡查閱、復(fù)制、摘錄檔案，須經(jīng)理事長(zhǎng)批準(zhǔn)。
（四）借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改和污損，防止丟失、損壞。否則，追究有關(guān)人員責(zé)任。
六、財(cái)務(wù)檔案
（一）本單位形成的各種會(huì)計(jì)報(bào)表、憑證、賬簿年度終了后，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并單獨(dú)保管。
（二）歸檔的各種會(huì)計(jì)檔案，要保證齊全完整，符合歸檔范圍要求。